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行政管理规定

行为准则

一、拥护中国共产党的领导,热爱祖国,认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平新时代中国特色社会主义思想,时刻在政治上、思想上、行动上与党中央保持一致,自觉践行社会主义核心价值观。

二、自觉遵守党和国家的法律法规,认真贯彻执行学校和本部门的有关决议与各项规章制度,维护学校和本部门声誉和合法权益,爱岗敬业,忠于职守,廉洁自律,秉公办事,勇于开拓,自觉奉献。

三、遵守学校和本部门考勤制度,自觉维护本部门和谐稳定,团结同志,互谅互让,严于律己,宽以待人,艰苦奋斗,勤俭节约,爱护公物。

四、工作中严守国家秘密和工作秘密;工作时间不闲聊,不做损公利己或与工作无关之事,不带与工作无关的人员进入办公场所;不擅离工作岗位,确因工作需要外出的,应向部门领导说明原因、告知去向;参加会议应提前到会,如因特殊情况不能到会,须事先向会议主持人请假,会议期间应遵守会议秩序,关闭手机等通讯工具,中途不无故离会;工作中出现突发事件或问题应及时向部门分管领导和主要领导汇报,并采取措施妥善处理。

五、职责范围内能办理的事应立即办理、不推诿、不拖延;职责范围内暂时无法办理或按政策法规不能办理的事件,要耐心解释说明;职责范围以外的事项,应主动与有关负责同志联系,及时处理。

六、工作接待、接听电话和交往中使用普通话,待人热情、耐心,说话和气,语言文明。对于上级通知和重要情况,应认真做好电话记录,及时向有关领导汇报。

七、在办公室、会议室、接待室、教室等公共场所不高声喧哗,不乱扔杂物;保持衣着整洁,仪表大方,举止得体;保持办公环境卫生整洁,物品摆放整齐有序。


考勤制度

一、部门职工均应自觉遵守学校工作与作息制度。

二、职工均须按时上、下班,不得无故迟到、早退或旷工。

三、职工因公、因私需临时外出,应向本科室同志说明去向和原因。科室负责人临时外出需向部门分管领导报告。

四、职工因私请假,须经分管领导或部门主要领导批准并安排好工作后,方能离岗;因病请假者,原则上应出具医院相关证明,经部门主要领导或主要领导委托分管领导批准并安排好工作后方可休息。

五、秘书协助部门领导做好考勤工作,检查到岗情况,及时将考勤情况上报学校人力资源处。


会议制度

本部门会议分为处(院)务会议和全处(院)职工会议。

一、处(院)务会议成员由部门正、副处职领导组成,秘书列席会议。会议由部门主要领导主持,一般每周召开一次。

二、根据会议内容及重要程度,邀请相关人员共同参加处(院)务会议讨论和决策。涉及“三重一大”等事项,须与部门党支部共同研究,充分论证后,再做出相关决定。

三、全处(院)职工会议由本部门全体职工参加,部门主要领导召集主持。

四、参加会议应提前到会,如因特殊情况不能到会,须事先向会议主持人请假。会议期间应遵守会议秩序,关闭手机等通讯工具,中途不无故离会。

五、秘书负责通知相关参会人员,做好会议记录,并根据需要整理形成会议纪要。


学习制度

为加强本部门的思想政治建设、作风建设和业务能力建设,提高工作人员的政治觉悟、理论水平、业务素质和服务质量,特制定本制度。

一、学习内容

1.马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平新时代中国特色社会主义思想;

2.党的路线、方针、政策和国家的有关法律法规;

3.上级下发的文件、会议精神和报刊杂志上的有关文章;

4.现代科学管理知识和相关业务操作技能等。

二、学习形式

1.个人自学与集中学习相结合。通过阅读纸质或电子材料、专题辅导、经验交流、组织参观等多种形式,紧密联系实际,学以致用,努力提高学习效果。

2.鼓励和支持个人自学。积极倡导和支持党员和群众在业余时间加强政治理论和业务知识学习,提高个人综合素养。根据学校安排认真落实集中学习,与本部门实际工作有效结合。中心组学习每学期1-2次。

三、学习要求

1.个人自学要订出学习计划并定期检查。

2.集中学习,不得无故缺席;如有特殊情况不能参加,需向主持人请假。

3.每人每年至少撰写一篇有一定质量的科研论文、工作总结或调查报告。

4.学习情况作为年终个人总结和组织考核的内容。


工作责任制度

一、本部门所有工作原则上都应履行工作责任制度,做到事前有方案,过程有落实、事后有总结,并本着积极、主动、奉献的精神,及时落实完成本职工作,不以部门或学院不配合、业务不熟、手头有其他事、时间来不及、家庭有困难等原因拖延或上交问题和矛盾,对预期未完成的工作要在科室会议、全处会议、处务扩大会议或处务会上以书面形式说明原因。

二、各科室应定期(原则上每月一次)向处(院)务会汇报(必要时,以书面形式进行)某一阶段或某一项被委派工作的完成情况。

三、工作中的计划、通知、方案、总结等要以电子稿的形式报部门分管领导和主要领导审核后才能上报、发布、实施。每学期(年度)结束前,各科室应向处(院)务会呈报本学期(年度)工作总结和下学期(年度)工作计划。

四、每完成一项重大工作,牵头人应在完成后一周内,写出书面总结并交部门秘书备案。

五、遇到突发、紧急工作事项,有关人员应立即向科室负责人、部门分管领导和主要领导汇报。


“首问责任制”服务承诺

为严格内部管理,提升工作水平,强化学校“窗口”单位的责任意识,根据学校关于加强和改进机关作风建设的若干文件精神,结合本部门的工作性质和特点,借鉴其他行业行之有效的做法和经验,所有人员应自觉履行“首问责任制”服务承诺。

实行“首问责任制”服务承诺,就是要求接待来访、来电、来函者(统称为“来访者”)的第一位工作人员,对来访者提出的问题,要一跟到底,负责到底。自己职责范围内的事情,要一丝不苟地办理;不是自己职责范围内的事情,要联系相关同志解决;暂时无法处理的,要详细记录来访者的问题和联系方式等待处理;不是本科室或本部门职责范围内的事情,要向来访者耐心解释,并尽可能帮助来访者联系相关科室或有关部门。

“首问责任制”要求本部门所有工作人员,不得以“我现在很忙”、“这件事我不清楚”、“这件事不归我们管”、“此事你找科长或领导去”、“这不是我科室或部门的事”、“分管此事的同志、科长或领导不在,你下次再来”等理由,拒绝来访者的询问,必须笑脸相迎,热情待人,正气处事,好话送行,给来访者一个满意的解释和答复。

对于不履行“首问责任制”服务承诺的工作人员,应在处(院)务会上作自我批评;带来较大影响者应在全处(院)大会上作自我批评,一年内不得参加各种先进、优秀的评比,并负责挽回影响;造成严重后果者,将按相关法律法规或学校规定进行处理,年终工作业绩考核系数下降一个等级。


安全保卫制度

为切实做好本部门的安全保卫工作,根据学校的有关规定,结合本部门的实际情况,特制定本制度。

一、本部门应自觉履行学校安全保卫工作制度,并实行部门和科室二级保卫制度。部门内部的自保工作实行部门主要领导和科长(主任)负责制。

二、部门秘书协助部门主要领导做好本部门的安全保卫工作,并负责对各科室的安全保卫工作进行检查、督促。

三、各科室所有办公设备及用品,均由直接使用人负责其安全保卫工作,科室负责人进行检查和督促,并总体把关。

四、临时离开办公室,应随手关门,防止乘隙行窃的案件发生。

五、平时应增强防火意识,及时杜绝火灾隐患,确保消防通道畅通和消防设施的有效。

六、下班和休息期间,各科室应关好门窗,切断电源。不得在办公室存放大额现金、有价证券和各类贵重物品。

七、各科室的钥匙不得随意交予他人使用。

八、一旦发现办公室有异常情况,需保护现场,并立即向保卫处和部门领导报告。


重大工作责任制

针对本部门工作面广量大、上级部门交办工作较多的情况,为强化责任和质量意识,提高工作效率和管理水平,特制定本制度。

一、本部门的重大工作主要包括:全省成人高考艺术类专业加试、全省成人高考网上阅卷、全省成人在校生计算机和英语课程统考、全国英语等级考试、学校成教主干课程统考、自考实践课程(含论文答辩)考核、自考阅卷等。

二、重大工作实行牵头人负责制。牵头人负责制是指某项重大工作有专人负责落实开展、严格按计划执行、进行全过程管理、并对结果负责的工作方式。要求事前有方案,过程有落实,事后有总结。

三、牵头人在任务明确后,必须制定出科学、翔实、操作性强的工作方案。工作方案经工作小组讨论完善、处(院)务会批准后,由牵头人负责具体实施。

四、在方案执行过程中,牵头人应与各有关方面做好沟通与协调工作,确保各主要环节各项要素的落实,确保在规定时间内优质高效地完成任务。

五、工作结束一周内,牵头人应认真总结工作开展情况,并对进一步改进、完善此项工作提出建议和办法。

六、重大工作按环节计算各环节的劳务酬金标准,本部门全体人员除因公外都应参加各个环节的工作,原则上不安排仅参加某个环节的工作。因私不能参加各个工作环节的人员,应提前5个工作日向牵头人和分管此项工作的部门领导书面请假,经同意可考虑安排参加某个环节的工作,但只享受此环节的劳务酬金,不享受其它环节(或全过程)的劳务酬金。其它日常且涉及到劳务酬金的工作参照本条执行。


文件管理制度

一、公文处理必须做到准确、及时、安全、高效。

二、来文统一由秘书签收,按要求进行登记,并及时送领导签阅和相关同志传阅。

三、上级主管部门下发的文件、与部门工作有较大关系的校内文件等重要资料,均需由秘书登记、催办、保存,防止遗失、漏办和延误。经办人应将本职工作范围内的重要文件复印保留,以利工作。

四、原则上不以部门名义对外行文,凡以部门名义对外的函件由经办人拟稿,部门主要领导审签后按规定行文,秘书留存原件。

五、常用及重要文件,秘书及相关科室应各留一份。

六、带密级的文件管理应严格执行国家有关保密规定。

七、秘书应根据学校文书立卷、归档的规定,及时将有关文件整理归档。


用印制度

一、严格遵守学校印章管理规定,实行审批责任制,专人保管,规范用印。

二、部门主要领导为本单位印章管理第一责任人,秘书为印章管理人,负责保管和登记使用印章。

三、部门印章主要使用范围为校内请示报告、继续教育学员学习、成绩或毕业证明、校内报告、通知及校外对口单位联系业务工作用函等。

四、印章不得用于内容有误、与本部门业务无关的材料或空白纸上。

五、严禁弄虚作假,私刻公章,违者按规定追究法律责任或给予处分。


证书发放制度

一、证书类型包括:成人高等教育学历或学位证书、自学考试学历或学位证书、成绩证明和非学历教育结业证书等。

二、各类证书发放应严格按有关规定执行,规范证书发放流程,违规发放者将按有关规定追究其相应责任。

三、专人负责证书发放工作。证书发放前,须经学校财会人员核清学费等相关费用并签字确认无误后方可发放,发放时必须由取得证书本人或受委托人(委托领取的必须有取得证书本人的委托书)签收。

四、证书发放相关材料的归档,由科室负责人和秘书分别查验,经分管领导审查签字后方可归档。


报刊杂志管理制度

一、各科室每年度向秘书提交与科室工作相关的报刊订阅清单,经部门领导审定后,由秘书统一订阅。

二、各类报刊、杂志由秘书专职保管。借阅者需办理登记手续,阅后应及时归还。

三、借阅人员应保持报刊、杂志的整洁、完好,不得污损、抽拆,不得转借给外单位人员,以防遗失。

四、过期的报刊、杂志由秘书集中统一处理,有保留价值的资料应妥善保存,以备查阅。


固定资产管理制度

一、处(院)务会委派一名职工担任本部门固定资产管理员,负责本部门固定资产的申购、报损、报废、建立台账等管理工作。

二、固定资产申购及报废流程:使用人向科室负责人提出购置(报废)申请,由科室负责人向部门分管领导汇报,经部门主要领导同意后,交由部门资产管理员向学校资产处提出申购(报废)申请。

三、固定资产实行领用人责任制,领用人必须对所领用设备全权负责,如有损坏或遗失,按学校有关规定追究责任。领用人离开本单位相应岗位时,需交还本人领用的固定资产。

四、资产管理人员定期核查本部门固定资产,做好固定资产领用人的变更登记工作。各科室应积极配合好固定资产管理员做好资产清查工作,务必做到账物相符。

五、办公电话为公务所用,原则上不开通长途或国际业务,使用电话联系工作应简明扼要。未经许可不得用于私事或外借。


办公用品管理制度

一、办公用品坚持集体采购制度。倡导节约,以能用、够用为度,杜绝浪费。

二、每学期初,各科室申报日常办公用品,由秘书汇总后,经分管领导批准后统一购买。

三、专项工作所需物资的采购,由科室负责人提出申请,经分管领导批准后实施。

四、所有物品须严格履行购买、验收手续,经审核无误后方可报销入库。

五、小额、少量物品直接由使用人领取,批量物品由秘书负责保管,统一存放。


保密制度

为加强对涉密文件、资料、成绩的保密管理,促进保密工作规范化,根据国家和学校保密工作的有关文件精神,针对本部门实际情况,特制定本制度。

一、本部门保密工作小组由部门领导、各科室负责人和秘书组成,负责组织、协调、检查、督促全院的保密工作。

二、处(院)将保密工作列入处(院)务会议议事日程,把保密法制宣传教育纳入普法规划和学习制度中,不断强化全体职工的保密意识,提高保密防范能力。

三、全体人员必须学习贯彻与本职工作有关的保密法律法规,认真履行保密职责,避免泄密事件发生。

四、对秘密、机密级以上的文件、资料,要严格按照有关规定进行登记、传阅、保管、上交或销毁,杜绝私自处理或以废品向外销售。

五、要特别重视各类考试试卷的安全保密工作,加强试卷保密室管理,认真检查试卷存放情况,实行专人负责,严密交接手续,确保万无一失。所有涉密人员均需按年度签订保密协议。

六、一旦发生失、泄密事件,应立即采取补救措施,并在第一时间向部门主要领导和分管领导及上级保密机关报告;对违反保密法规,造成失、泄密的科室和个人,依照有关规定进行处理。


文印管理制度

一、传真机、大型复印机、一体机等文印设备属处(院)固定资产,由秘书负责使用和管理。未经许可不得用于私事或外借。

二、复印文件、资料等,须经科室负责人同意并填写《使用登记表》。大宗文印项目由各科室负责人填写《委印单》报分管领导审批后实施。

三、机密文件原则上不予复印。

四、外单位来联系工作需要复印文件、资料,须经分管领导同意后,方可复印提供。


车辆管理制度

一、继续教育管理处所属车辆为公务用车,主要用于保密试卷及考务用品等重要物资搬运、校外站点检查、公务接待等。

二、车辆使用由处领导审批,秘书负责车辆调度,专人负责车辆的驾驶及保养工作。

三、使用车辆需由各科室提前申请,经处领导同意后由秘书安排出车。用车结束后交还钥匙。

四、车辆出行需按正常路线行驶,不得私自搭载无关人员或借机办理私事,严禁驶入景区、会所等娱乐休闲场所。

五、车辆原则上由专人驾驶,特殊情况下需要其他人驾驶必须经过处领导审核同意。驾驶人出车前应认真做好车况检查,出车时随身携带驾驶证和机动车行驶证并遵守交通法规。

六、严禁酒后驾驶和危险驾驶,不得将车辆私自转交他人驾驶或用于和工作无关的事项,否则一切后果自负。

七、车辆管理人员应做好车辆日常维护,定期做好保养、年检等工作,确保车辆状况安全。

八、一般情况下,车辆应停放在校园。车辆外出期间若需停放,必须选择正规停车场泊车。